Como ler a RPI sem ler a revista inteira

Toda terça-feira acontece a mesma cena em milhares de escritórios de propriedade intelectual no Brasil. A Revista da Propriedade Industrial é publicada, alguém abre o arquivo, e começa a rolar a tela.

Essa pessoa vai passar de quarenta minutos a três horas procurando os processos do escritório no meio de tudo que o INPI publicou naquela semana. Vai encontrar quase todos. Vai perder algum. E na semana seguinte vai repetir exatamente o mesmo ritual, com a mesma tensão de quem sabe que está fazendo um trabalho que depende de atenção sustentada por tempo demais.

Eu quero propor uma inversão. O problema não é o tamanho da revista. É a direção da leitura.

A revista não foi feita para ser lida

Vale lembrar o que a RPI é, porque isso explica quase tudo. Ela é o diário oficial da propriedade industrial. A função dela não é informar o escritório, é dar publicidade a atos administrativos. É um instrumento de publicação, não de comunicação.

A diferença é prática. Um documento feito para comunicar organiza a informação em torno de quem vai receber. Um documento feito para publicar organiza em torno de quem emite. A RPI é organizada por código de despacho e por ordem de processo, não por escritório, não por cliente, não por urgência. Ela nunca vai te dizer "olha, estes quatro aqui são seus e dois têm prazo".

Para se ter ideia da escala: a base pública do INPI acumula mais de 24 milhões de despachos publicados, distribuídos por cerca de 6,6 milhões de processos de marca. A revista semanal é uma fatia disso. Ler essa fatia inteira para achar o que é seu é como ler o Diário Oficial inteiro para saber se você foi intimado.

Ler para encontrar é o método errado

Quando alguém abre a revista e começa a procurar, está fazendo uma busca de fora para dentro: parte do universo e tenta chegar aos seus processos. É a direção mais cara possível. O esforço cresce junto com o tamanho da revista, que não depende de você, e a chance de erro cresce junto com a fadiga, que também não depende de você.

A direção certa é de dentro para fora. Você já sabe quais são os seus processos. Eles estão na sua carteira, com número e classe. A pergunta não é "o que tem nessa revista", é "algum dos meus números apareceu nessa revista, e com qual despacho".

Parece uma distinção sutil. Não é. A primeira pergunta exige ler tudo. A segunda exige cruzar duas listas. A primeira leva horas e falha por cansaço. A segunda leva minutos e falha só se a sua carteira estiver incompleta, o que é um problema diferente e muito mais fácil de resolver.

Nem todo despacho pede ação

O segundo corte é tão importante quanto o primeiro. Mesmo entre os processos que são seus, a maioria dos despachos de uma semana não pede nada de você. São registros de andamento: petição juntada, processo remetido, exame iniciado. Informação útil para o histórico, irrelevante para a agenda.

O que muda a sua semana é um conjunto pequeno e repetitivo de despachos. Na prática, cabem em quatro famílias.

Exigência. O INPI pede algo antes de seguir. Tem prazo, e o silêncio arquiva o pedido. É o despacho que mais transforma pedido vivo em pedido morto, e quase sempre por motivo banal.

Oposição de terceiro. Alguém se manifestou contra a sua marca. Abre prazo para manifestação. Aqui o relógio é o mesmo, mas o trabalho é maior, porque exige decisão de estratégia e conversa com o cliente.

Decisão de mérito. Deferimento ou indeferimento. O deferimento parece boa notícia e é o mais perigoso dos quatro, porque vem acompanhado de prazo para pagar a concessão. O cliente comemora, o escritório comemora, e a guia fica esquecida. Indeferimento abre prazo de recurso.

Extinção e arquivamento. O fim da linha. Quando aparece, normalmente é consequência de um despacho anterior que passou batido. É o recibo do erro, não o erro.

Repare no padrão: três das quatro famílias abrem prazo, e o prazo começa a correr na data da publicação, não na data em que você leu. A revista não espera você ter uma boa semana.

A rotina de terça

Com essas duas ideias, a leitura da RPI vira uma rotina curta e sempre igual. Eu chamo de rotina de terça porque ela tem que acontecer no dia, não no acúmulo de sexta.

Passo 1. Cruzar, não ler. Pegue a lista de números da sua carteira e cruze com os processos publicados na edição. O resultado é a única parte da revista que te interessa. Se esse cruzamento é manual, ele ainda é muito mais rápido do que ler; se é automático, ele deixa de consumir tempo.

Passo 2. Separar em três baldes. Do que sobrou, classifique cada despacho em: ação minha, ação do cliente, apenas registro. Essa separação é o que impede que tudo pareça urgente. Normalmente o balde "apenas registro" é o maior dos três, e ele pode ser arquivado sem leitura detalhada.

Passo 3. Abrir o prazo na hora. Todo item dos baldes um e dois vira tarefa com data no mesmo momento em que é identificado. Não depois, não quando der. O intervalo entre "eu vi" e "eu registrei" é onde os prazos morrem, e ele costuma durar exatamente uma conversa no corredor.

Passo 4. Comunicar o balde do cliente no mesmo dia. Se a ação é dele, ele precisa saber na terça. Cada dia que você demora para avisar é um dia a menos que ele tem para responder, e o prazo é o mesmo para os dois.

Quatro passos, e o quarto é o que a maioria dos escritórios faz por último ou não faz.

O ponto cego da rotina manual

Existe uma falha específica que nenhuma disciplina resolve, e vale nomear.

A rotina manual só encontra o que ela procura. Se um processo entrou na carteira e não foi cadastrado, ele não está na lista de cruzamento, e portanto não existe na terça-feira. Ele vai continuar não existindo até o dia em que alguém for consultar e descobrir que foi arquivado há sete meses.

Por isso o cadastro completo da carteira não é burocracia. É o que define o alcance da sua leitura da revista. Uma carteira com 92% dos processos cadastrados não gera 92% de segurança. Gera um ponto cego de 8% que você não consegue enxergar, porque é impossível sentir falta de um processo que você não sabe que tem.

O mesmo vale para processos de clientes que chegaram por transferência, para marcas depositadas por terceiros antes de você assumir a carteira, e para aquele pedido que o cliente protocolou sozinho e só mencionou de passagem.

Quando o cruzamento roda sozinho

Uma vez entendido que o trabalho é cruzamento e classificação, fica claro por que ele não deveria ser humano.

Cruzar listas é exatamente o tipo de tarefa em que máquina não erra e pessoa erra. A pessoa erra não por incompetência, mas porque atenção é um recurso que acaba, e a revista é longa justamente nas semanas em que o escritório está mais cheio. A máquina lê a edição inteira com a mesma atenção do primeiro ao último processo, na terça de manhã, inclusive na semana do feriado.

O que sobra para a pessoa é a parte que exige juízo: decidir o que fazer com a exigência, escolher a estratégia contra a oposição, conversar com o cliente sobre o indeferimento. Essa parte não terceiriza, e é ela que o cliente está pagando.

A pergunta que eu faria ao seu escritório não é quanto tempo vocês levam para ler a RPI. É outra: quantos processos da carteira estariam de fora se a leitura de terça falhasse, e vocês conseguem dizer quais são?

Se a resposta demorar mais que um minuto, o problema nunca foi a revista.